Tocmai ai învățat unde se găsește o funcție
într-o aplicație, iar după o actualizare meniul arată diferit. Procedura pentru
o operațiune pe care o realizai aproape automat primește doi pași noi.
Platforma folosită de echipă este înlocuită, iar ceea ce ai învățat în urmă cu
câteva luni nu mai funcționează exact la fel. Într-un mediu profesional
digitalizat, astfel de situații devin tot mai obișnuite.
Pentru angajații din comerț și HoReCa,
provocarea nu mai este doar să învețe să utilizeze tehnologia. Este să poată
lucra într-un context în care tehnologia însăși se schimbă permanent.
Aceasta este o diferență importantă. În
trecut, o procedură putea fi învățată și aplicată mult timp în aceeași formă.
Astăzi, aplicațiile primesc actualizări, funcțiile sunt reorganizate, apar
sisteme noi, iar modificările tehnologice aduc după ele și schimbări ale
procedurilor de lucru.
În acest context, competența digitală nu mai poate însemna doar „știu să folosesc aplicația X”. Devine tot mai important să poți spune: „dacă aplicația X se schimbă, știu cum să mă adaptez.”
De la memorarea pașilor la înțelegerea
procesului
Există o diferență importantă între a memora
o succesiune de click-uri și a înțelege ce încerci să realizezi cu ajutorul
tehnologiei.
Să presupunem că un angajat știe că pentru
verificarea unei informații trebuie să apese pe un anumit buton, apoi să intre
într-un meniu și să selecteze o anumită opțiune. Dacă interfața aplicației se
schimbă, succesiunea memorată nu mai funcționează și apare blocajul.
Dacă însă persoana înțelege ce informație
caută, unde ar putea fi organizată și care este logica generală a sistemului,
are șanse mai mari să găsească singură noul traseu.
Aceasta este una dintre transformările
importante ale competențelor digitale: de la executarea unor pași învățați
la capacitatea de a naviga și rezolva probleme într-un mediu care nu rămâne
identic.
Într-un magazin, asta poate însemna să înțelegi logica informațiilor despre stocuri, produse sau tranzacții, nu doar locul exact în care se află un buton. Într-un restaurant, poate însemna să înțelegi traseul digital al unei comenzi și legătura dintre sală, bucătărie și plată, nu doar succesiunea de comenzi dintr-un anumit ecran.
„Iar s-a schimbat?” – oboseala produsă de
schimbările mici și repetate
Nu toate transformările digitale sunt majore.
De fapt, o mare parte dintre ele sunt schimbări mici: un meniu reorganizat, o
funcție mutată, o nouă cerință de autentificare, un câmp suplimentar într-un
formular sau o procedură actualizată.
Fiecare modificare luată separat poate părea
minoră. Împreună, ele pot produce ceea ce putem numi oboseală a schimbării.
Pe înțelesul tuturor, apare momentul în care
oamenii nu mai reacționează doar la schimbarea actuală, ci și la acumularea
celor anterioare: „abia ne-am obișnuit cu varianta veche și deja trebuie să
învățăm altceva”.
Această reacție nu trebuie confundată automat cu lipsa disponibilității pentru învățare. Adaptarea consumă atenție. Iar într-un loc de muncă în care oamenii trebuie simultan să servească clienți, să respecte proceduri, să comunice cu colegii și să rezolve situații neprevăzute, fiecare schimbare digitală concurează cu activitatea curentă pentru aceeași resursă: atenția.
Nu toate schimbările trebuie învățate de la
zero
Există însă și o veste bună. Cu cât oamenii
dezvoltă competențe digitale mai solide, cu atât devin mai puțin dependenți de
o anumită aplicație.
Multe sisteme digitale folosesc logici
asemănătoare: căutare, filtre, meniuri, notificări, conturi, permisiuni,
salvare, confirmare, anulare. O persoană care înțelege aceste mecanisme poate
transfera o parte din ceea ce știe de la un instrument la altul.
Această capacitate se numește transfer al
învățării. Termenul descrie, simplu, situația în care ceea ce ai învățat
într-un context te ajută să rezolvi o problemă într-un context nou.
De exemplu, dacă ai învățat să cauți eficient
informații, să verifici înainte de confirmare și să identifici unde se află
funcțiile de ajutor, aceste deprinderi rămân utile chiar dacă aplicația se
schimbă.
Din această perspectivă, investiția valoroasă nu este doar învățarea unui program. Este dezvoltarea capacității de a învăța instrumente digitale.
O procedură nouă trebuie explicată prin ceea
ce schimbă, nu doar transmisă
Adaptarea devine mai dificilă și atunci când
modificările sunt comunicate fără context.
„Începând de luni se folosește noua
procedură.”
Pentru organizație, mesajul poate părea
suficient. Pentru angajat apar însă alte întrebări: Ce se schimbă față de ceea
ce făceam? De ce? Ce trebuie să fac diferit? Ce se întâmplă cu situațiile deja
începute? Unde găsesc varianta actuală a procedurii?
O practică utilă este comunicarea
schimbărilor prin diferențe concrete:
Ce rămâne la fel? Ce se schimbă? Ce trebuie
să fac diferit de acum înainte? Unde cer ajutor dacă apare o problemă?
O astfel de structură reduce cantitatea de
informație pe care oamenii trebuie să o proceseze. În loc să învețe din nou
întregul proces, pot concentra atenția asupra elementelor care s-au modificat.
La fel de important este ca versiunea actuală a procedurii să poată fi găsită ușor. Dacă într-un grup circulă trei documente cu instrucțiuni diferite, problema nu mai este capacitatea angajatului de a se adapta, ci modul în care este administrată informația.
Adaptabilitatea nu înseamnă să te descurci
singur de fiecare dată
În discursul despre transformarea digitală,
adaptabilitatea este prezentată uneori ca o caracteristică individuală:
angajatul bun este flexibil, învață repede și se descurcă.
Dar într-un mediu în care schimbarea este
permanentă, adaptarea nu poate fi exclusiv responsabilitatea persoanei.
Organizațiile pot face schimbarea mai ușor de
gestionat prin măsuri simple: actualizări comunicate clar, ghiduri scurte
pentru funcțiile modificate, demonstrații pe situații reale, acces la o
persoană-resursă și posibilitatea de a exersa înainte ca noua procedură să fie
utilizată în momentele de maximă presiune.
O bună practică este și evitarea instruirii „pentru orice eventualitate”. Dacă o funcție va fi folosită peste trei luni, explicația oferită astăzi are șanse mari să fie uitată. Învățarea este mai eficientă atunci când apare suficient de aproape de momentul în care informația trebuie folosită.
Competența care rămâne atunci când aplicația
se schimbă
Aplicațiile utilizate astăzi nu vor rămâne
toate la fel. Unele vor fi actualizate, altele înlocuite, iar anumite funcții
vor fi automatizate. Din acest motiv, poate cea mai importantă competență
digitală nu este stăpânirea perfectă a unui anumit instrument.
Este capacitatea de a observa ce s-a schimbat, de a căuta informația necesară, de a testa prudent o soluție, de a cere ajutor atunci când este nevoie și de a transfera ceea ce știi către un context nou.
Într-o economie digitală, a învăța o
aplicație este util; a învăța cum să înveți aplicații este mult mai valoros.
Schimbarea continuă poate deveni obositoare
dacă fiecare actualizare este trăită ca un nou început. Dar atunci când oamenii
înțeleg procesele din spatele instrumentelor și au acces la sprijin, schimbarea
nu mai înseamnă permanent „o luăm de la zero”.
Înseamnă să pornim de la ceea ce știm deja și
să învățăm, de fiecare dată, doar ceea ce este cu adevărat nou.
Acest articol face parte din campania „Munca
în era digitală”, derulată în cadrul
proiectului DigiCOMP – Competențe Digitale pentru Locuri de Muncă Incluzive și Sustenabile (SMIS 336814).
FĂ CLICK SPRE VIITOR ALĂTURI DE DIGICOMP.